Polityka prywatności
POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU THESOFTFLAIR.COM
Ostatnia aktualizacja: sierpień 2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe osób korzystających z serwisu www.thesoftflair.com, w tym sklepu internetowego, konta klienta, formularza kontaktowego, newslettera oraz innych formularzy dostępnych w Serwisie.
Polityka zawiera również informacje dotyczące wykorzystywania plików cookies oraz podobnych technologii.
1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Quality Brands Daria Springer-Ładzikowska
Szczecin
NIP: 5542781999
REGON: 362862758
dalej: „Administrator”.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie lub pod adresem:
kontakt@thesoftflair.com
Administrator samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w zakresie prowadzenia Serwisu i działalności The Soft Flair.
2. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO.
Przetwarzamy wyłącznie dane potrzebne do określonych celów, m.in. do:
• realizacji zamówień,
• obsługi płatności,
• wystawiania faktur,
• prowadzenia kont klientów,
• obsługi zapytań i kontaktu,
• realizacji reklamacji i ewentualnych roszczeń,
• wysyłania newslettera i innych treści, na które użytkownik się zapisał,
• prowadzenia analiz statystycznych po uzyskaniu odpowiedniej zgody,
• prowadzenia działań marketingowych z wykorzystaniem narzędzi internetowych po uzyskaniu odpowiedniej zgody,
• zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu.
Nie sprzedajemy baz danych osobowych i nie przekazujemy ich innym podmiotom w celu prowadzenia przez te podmioty własnego, niezwiązanego z naszym Serwisem marketingu.
Dane mogą natomiast być przekazywane podmiotom, których usługi są konieczne do działania Serwisu i realizacji usług opisanych w niniejszej Polityce.
3. ZAKUPY W SKLEPIE INTERNETOWYM
Jeżeli składasz zamówienie w sklepie, możemy przetwarzać w szczególności:
• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• adres rozliczeniowy,
• dane niezbędne do wystawienia faktury,
• dane dotyczące zamówienia,
• informacje dotyczące dokonanej płatności,
• inne dane podane przez Ciebie podczas składania zamówienia.
Dane są przetwarzane przede wszystkim w celu zawarcia i wykonania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dane związane z dokumentacją księgową i podatkową są również przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Dane dotyczące zamówień mogą być również przechowywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podstawą przetwarzania jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.
Podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia jest dobrowolne, ale ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.
4. PŁATNOŚCI
W sklepie dostępne są płatności obsługiwane przez zewnętrznych operatorów.
PRZELEWY24
W przypadku wyboru płatności za pośrednictwem Przelewy24 dane niezbędne do realizacji płatności mogą zostać przekazane operatorowi tej usługi.
Operator płatności przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami ochrony prywatności oraz przepisami, którym podlega jako dostawca usług płatniczych.
PAYPAL
W przypadku wyboru płatności za pomocą PayPal dane niezbędne do realizacji transakcji mogą zostać przekazane PayPal.
PayPal przetwarza dane dotyczące płatności zgodnie z własną polityką prywatności i zasadami dotyczącymi świadczenia usług płatniczych.
Administrator nie otrzymuje pełnych danych instrumentu płatniczego, takich jak pełny numer karty płatniczej, jeżeli dane te są przetwarzane bezpośrednio przez operatora płatności.
5. FAKTURY
Do wystawiania i wysyłania faktur korzystamy z systemu Fakturownia.
Jeżeli wystawienie faktury jest wymagane lub użytkownik poda dane potrzebne do jej wystawienia, odpowiednie dane mogą być przekazane do systemu Fakturownia.
Faktury mogą być generowane automatycznie i wysyłane na adres e-mail podany podczas zakupu.
Podstawą przetwarzania danych w tym zakresie jest przede wszystkim obowiązek prawny ciążący na Administratorze, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Dokumentacja księgowa jest przechowywana przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy podatkowe i rachunkowe.
6. KONTO KLIENTA
W Serwisie można założyć konto klienta.
W związku z prowadzeniem konta możemy przetwarzać w szczególności:
• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• dane adresowe,
• historię zamówień,
• informacje o dostępnych materiałach lub plikach,
• dane podane przez użytkownika w ustawieniach konta.
Dane są przetwarzane w celu utworzenia i prowadzenia konta oraz udostępniania jego funkcjonalności, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dane konta są przechowywane przez okres jego funkcjonowania, a po jego usunięciu mogą być nadal przechowywane w zakresie wymaganym przepisami prawa lub koniecznym do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Usunięcie konta nie powoduje automatycznego usunięcia danych, które Administrator ma obowiązek przechowywać na innej podstawie prawnej, np. danych znajdujących się na dokumentach księgowych.
7. FORMULARZ KONTAKTOWY I KORESPONDENCJA
Jeżeli kontaktujesz się z nami poprzez formularz kontaktowy lub pocztę elektroniczną, przetwarzamy dane przekazane w wiadomości, w szczególności:
• imię,
• adres e-mail,
• treść wiadomości,
• inne informacje dobrowolnie zawarte w korespondencji.
Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.
W zależności od charakteru zapytania podstawą przetwarzania może być:
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi na zapytania.
Dane są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością powstania roszczeń lub koniecznością wykazania przebiegu korespondencji.
8. NEWSLETTER, LISTY ZAINTERESOWANYCH I BEZPŁATNE TREŚCI
Do obsługi newslettera, formularzy zapisu oraz wysyłania treści wykorzystujemy system MailerLite.
Za jego pomocą możemy prowadzić m.in.:
• regularny newsletter The Soft Flair,
• zapisy na informacje o nowych produktach lub premierach,
• listy osób zainteresowanych określonym produktem,
• wysyłkę bezpłatnych materiałów i lead magnetów,
• inne formularze zapisu na treści przesyłane drogą elektroniczną.
Zapis jest dobrowolny.
Jeżeli dany materiał lub informacja jest udostępniana poprzez listę mailingową, konieczne jest podanie adresu e-mail oraz dokonanie wymaganego zapisu. Brak zapisu oznacza, że treści przesyłane za pomocą tej listy nie będą wysyłane.
Do zapisu stosujemy mechanizm double opt-in. Oznacza to, że po dokonaniu zapisu użytkownik otrzymuje wiadomość z prośbą o potwierdzenie adresu e-mail. Dopiero po potwierdzeniu zapis zostaje aktywowany.
W związku z zapisem możemy przetwarzać:
• adres e-mail,
• imię, jeżeli zostało podane,
• informacje o formularzu lub liście, na którą dokonano zapisu,
• datę dokonania zapisu,
• informacje dotyczące udzielonej zgody,
• dane techniczne związane z potwierdzeniem zapisu,
• informacje dotyczące aktywności związanej z wysyłanymi wiadomościami, jeżeli funkcje takie są aktywne w systemie MailerLite.
Podstawą przetwarzania danych w celu wysyłki komunikacji, na którą użytkownik wyraził zgodę, jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
W zakresie wymaganym przez przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej wysyłka informacji handlowych lub marketingowych odbywa się po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.
Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie.
Najprostszym sposobem jest skorzystanie z linku rezygnacji dostępnego w każdej wiadomości mailingowej.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Po wypisaniu się z listy adres może być przechowywany w ograniczonym zakresie, jeżeli jest to potrzebne do udokumentowania wycofania zgody i zapewnienia, że dalsze wiadomości nie będą wysyłane.
9. MAILERLITE
MailerLite jest dostawcą systemu wykorzystywanego do obsługi komunikacji e-mail oraz formularzy zapisu.
Dane osób zapisujących się na listy mailingowe mogą być przetwarzane za pomocą infrastruktury i podwykonawców wykorzystywanych przez MailerLite.
W zakresie, w jakim dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, ich przekazywanie odbywa się z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów przewidzianych przez RODO.
10. GOOGLE ANALYTICS
Serwis korzysta z narzędzia Google Analytics, które może służyć do analizowania sposobu korzystania ze strony.
Za pomocą Google Analytics mogą być zbierane informacje dotyczące m.in. liczby odwiedzin, odwiedzanych podstron, źródła ruchu, rodzaju urządzenia i przeglądarki oraz sposobu korzystania z Serwisu.
Google Analytics może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie.
Technologie analityczne nie są niezbędne do działania Serwisu i są uruchamiane po wyrażeniu przez użytkownika odpowiedniej zgody za pośrednictwem panelu CookieYes.
Podstawą przetwarzania danych w tym zakresie jest zgoda użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Zgoda może zostać w dowolnym momencie zmieniona lub wycofana poprzez ponowne otwarcie ustawień cookies.
Dostawcą Google Analytics jest podmiot należący do grupy Google. W związku z korzystaniem z usług Google może dochodzić do przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych przez RODO.
11. META PIXEL
Serwis posiada wdrożone narzędzie Meta Pixel, dostarczane przez podmioty należące do grupy Meta.
Meta Pixel może służyć m.in. do pomiaru skuteczności działań reklamowych, tworzenia statystyk dotyczących kampanii oraz analizowania działań podejmowanych przez użytkowników po przejściu z reklamy do Serwisu.
Meta Pixel może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie.
Technologie reklamowe nie są niezbędne do działania Serwisu i są uruchamiane po wyrażeniu przez użytkownika odpowiedniej zgody za pośrednictwem panelu CookieYes.
Podstawą przetwarzania danych w tym zakresie jest zgoda użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Zgoda może zostać w dowolnym momencie zmieniona lub wycofana w ustawieniach cookies.
W związku z korzystaniem z usług Meta może dochodzić do przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych przez RODO.
12. INSTAGRAM
Administrator prowadzi profil The Soft Flair w serwisie Instagram.
Korzystanie przez użytkownika z Instagrama odbywa się zgodnie z zasadami i polityką prywatności platformy Meta.
Samo posiadanie przez Administratora profilu w serwisie Instagram nie oznacza, że osoby odwiedzające sklep internetowy są automatycznie przekazywane do Instagrama lub że dane klientów sklepu są udostępniane za pośrednictwem tego profilu.
Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Administratorem bezpośrednio poprzez Instagram, dane przekazane w takiej korespondencji mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia komunikacji.
13. HOSTING, OBSŁUGA TECHNICZNA I BEZPIECZEŃSTWO SERWISU
Serwis korzysta z usług hostingowych oraz technicznych świadczonych przez GRUPA DIGITAL sp. z o.o.
Podmiot ten zapewnia infrastrukturę serwerową oraz usługi związane z utrzymaniem, obsługą techniczną i ochroną Serwisu opartego na WordPress.
W związku z działaniem Serwisu oraz świadczeniem usług technicznych GRUPA DIGITAL sp. z o.o. może mieć dostęp do danych przetwarzanych w Serwisie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług.
W ramach działania serwera mogą być automatycznie zapisywane informacje techniczne, takie jak:
• adres IP,
• data i godzina połączenia,
• informacje dotyczące urządzenia i przeglądarki,
• adres żądanego zasobu,
• informacje dotyczące błędów,
• dane zapisywane w logach serwera.
Dane te mogą być przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, jego bezpieczeństwa, wykonywania kopii zapasowych, diagnozowania problemów technicznych oraz ochrony przed nadużyciami.
Podstawą przetwarzania danych przez Administratora w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.
14. ODBIORCY DANYCH
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom, których usługi są potrzebne do prowadzenia działalności i Serwisu.
W zależności od sytuacji mogą to być w szczególności:
• GRUPA DIGITAL sp. z o.o. – dostawca hostingu oraz usług związanych z obsługą techniczną i ochroną Serwisu,
• dostawcy usług IT i rozwiązań technicznych wykorzystywanych w sklepie,
• Przelewy24,
• PayPal,
• Fakturownia,
• MailerLite,
• Google,
• Meta,
• podmiot świadczący usługi księgowe,
• dostawca poczty elektronicznej,
• kancelarie prawne, doradcy lub podmioty uczestniczące w dochodzeniu roszczeń, jeśli ich udział okaże się konieczny,
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Przekazywane są wyłącznie dane potrzebne do realizacji określonego celu.
Nie każdy z wymienionych podmiotów otrzymuje dane każdego użytkownika.
Przykładowo PayPal otrzyma dane związane z płatnością tylko wtedy, gdy użytkownik wybierze tę formę płatności.
15. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY
Niektórzy dostawcy wykorzystywanych przez nas usług działają globalnie.
W związku z korzystaniem m.in. z narzędzi Google, Meta lub niektórych podwykonawców dostawców technologicznych może dojść do przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli dochodzi do takiego przekazywania, odbywa się ono zgodnie z wymogami RODO i przy zastosowaniu odpowiednich podstaw oraz zabezpieczeń przewidzianych prawem.
16. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY DANE
Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane.
W szczególności:
• dane dotyczące zamówień przechowujemy przez okres potrzebny do wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do zabezpieczenia roszczeń,
• dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane konta klienta przechowujemy przez okres funkcjonowania konta oraz odpowiednio dłużej, jeżeli wynika to z innych obowiązków prawnych,
• dane z formularza kontaktowego przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony roszczeń,
• dane wykorzystywane do newslettera przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zakończenia danego celu komunikacji, z możliwością zachowania ograniczonych informacji potrzebnych do wykazania, że zgoda została prawidłowo udzielona lub wycofana,
• dane analityczne i marketingowe są przetwarzane zgodnie z okresem obowiązywania udzielonej zgody oraz ustawieniami poszczególnych narzędzi i plików cookies.
17. TWOJE PRAWA
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania danych przysługuje Ci prawo do:
• dostępu do danych osobowych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów prawa. Przykładowo nie możemy usunąć dokumentu księgowego tylko dlatego, że osoba, której dotyczy, zażądała usunięcia danych, jeżeli przepisy nakazują nam dalsze przechowywanie tego dokumentu.
18. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI
Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Prawo do złożenia skargi nie ogranicza możliwości skontaktowania się wcześniej bezpośrednio z Administratorem.
19. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE
Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie. Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony.
W Serwisie wykorzystywane mogą być następujące kategorie cookies:
NIEZBĘDNE
Są potrzebne do prawidłowego działania Serwisu i sklepu, m.in. obsługi koszyka, logowania, sesji, bezpieczeństwa oraz zapamiętania dokonanych ustawień. W zakresie, w jakim są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, pozostają zawsze aktywne.
FUNKCJONALNE
Mogą umożliwiać dodatkowe funkcje Serwisu oraz zapamiętywanie określonych preferencji użytkownika.
ANALITYCZNE
Służą do analizowania sposobu korzystania z Serwisu oraz tworzenia statystyk dotyczących m.in. odwiedzin i źródeł ruchu. Do tej kategorii może należeć Google Analytics.
WYDAJNOŚCIOWE
Mogą służyć do analizowania wydajności Serwisu i poprawy jakości jego działania.
REKLAMOWE
Mogą służyć do mierzenia skuteczności kampanii reklamowych, analizowania działań związanych z reklamami oraz, zależnie od wykorzystywanego narzędzia, dopasowywania przekazu reklamowego. Do tej kategorii może należeć Meta Pixel.
Cookies i podobne technologie, które nie są niezbędne do działania Serwisu, są wykorzystywane zgodnie z wyborem dokonanym przez użytkownika w panelu zarządzania zgodami.
20. COOKIEYES I ZARZĄDZANIE ZGODAMI
Do zarządzania zgodami dotyczącymi plików cookies i podobnych technologii korzystamy z rozwiązania CookieYes.
Podczas korzystania z panelu CookieYes użytkownik może:
• zaakceptować wszystkie opcjonalne kategorie,
• odrzucić opcjonalne pliki cookies,
• samodzielnie dostosować swoje preferencje dotyczące poszczególnych kategorii.
Cookies niezbędne do prawidłowego działania Serwisu pozostają aktywne w zakresie, w jakim ich wykorzystanie nie wymaga zgody użytkownika.
Cookies i podobne technologie należące do opcjonalnych kategorii, w szczególności analitycznych i reklamowych, są uruchamiane po wyrażeniu odpowiedniej zgody przez użytkownika.
Udzielenie zgody na opcjonalne cookies jest dobrowolne. Odmowa zgody na cookies analityczne lub reklamowe nie uniemożliwia dokonania zakupu ani korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.
Dokonany wybór można później zmienić, a udzieloną zgodę wycofać poprzez ponowne otwarcie ustawień cookies w Serwisie.
21. USTAWIENIA PRZEGLĄDARKI
Użytkownik może również zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki.
Możliwe jest m.in. blokowanie lub usuwanie cookies.
Całkowite wyłączenie niektórych technologii może jednak powodować, że część funkcji Serwisu lub sklepu nie będzie działała prawidłowo.
Ustawienia przeglądarki nie zastępują mechanizmu zgody stosowanego przez Serwis w sytuacjach, w których zgoda jest prawnie wymagana.
22. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających, które byłyby oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych.
Narzędzia analityczne i reklamowe mogą natomiast wykorzystywać informacje o aktywności internetowej do analizowania odbiorców, mierzenia skuteczności reklam lub dopasowywania przekazu reklamowego.
Takie działania odbywają się zgodnie z ustawieniami zgód użytkownika oraz zasadami dostawców poszczególnych narzędzi.
23. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.
Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest on potrzebny do wykonywania określonych zadań.
24. LINKI DO INNYCH STRON
Serwis może zawierać odnośniki do stron lub usług zewnętrznych.
Po przejściu na zewnętrzną stronę zasady przetwarzania danych mogą być określane przez jej właściciela lub operatora.
Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności takiej usługi.
25. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
Polityka może być aktualizowana, w szczególności w przypadku:
• zmiany przepisów prawa,
• zmiany sposobu działania Serwisu,
• wdrożenia nowych narzędzi lub usług,
• zmiany dostawców technologicznych.
Aktualna wersja Polityki będzie zawsze dostępna w Serwisie wraz z informacją o dacie ostatniej aktualizacji.